Aviso sobre proteção de dados para eventos

Em vigor a partir de abril de 2025

Obrigado por considerar o nosso convite para participar num evento Cook Medical (o “Evento”). Facultamos-lhe respeitosamente este aviso sobre proteção de dados para o informar sobre a forma como os seus dados pessoais serão recolhidos, processados e protegidos por nós como parte da sua participação neste Evento e como pode contactar-nos para alterar as suas preferências ou exercer os seus direitos relativamente aos seus dados. Este aviso é fornecido para além de outros avisos sobre proteção de dados, como o “Aviso sobre proteção de dados para clientes” da Cook. Os colaboradores da Cook devem consultar o aviso regional sobre proteção de dados de colaboradores da Cook para obter informações complementares.

Tenha em atenção que, se estiver a inscrever-se num Evento em nome de outro indivíduo, deverá informar essa pessoa do conteúdo deste aviso.

Recolha de dados

Dependendo do Evento e das nossas obrigações comerciais e legais, os dados pessoais recolhidos podem incluir nome, endereço residencial ou hospitalar, endereço de e-mail, número de telefone, cargo, detalhes da conta bancária (no caso de reembolso de despesas), os seus comentários sobre o Evento e quaisquer detalhes relevantes da viagem (por exemplo, horário de viagem preferido, companhia aérea e/ou preferências alimentares, para que possamos emitir os seus planos de viagem). Nos casos em que não necessitemos de alguns dos dados pessoais acima, a Cook não os irá solicitar; por exemplo, os detalhes de viagem não serão recolhidos para eventos virtuais.

Se o Evento for de natureza virtual, a Cook poderá usar uma solução de videoconferência empresarial aprovada pela Cook, para fins de alojamento e os seguintes dados pessoais poderão ser processados ao iniciar sessão: nome do participante (obrigatório), dados de registo (por exemplo, endereço de e-mail, endereço IP), informações de utilização (por exemplo, dados de conectividade, região geográfica, tipo de navegador, ID único do utilizador, número de telefone em caso de contacto, hora de início/fim da reunião), metadados da reunião (como o endereço IP do participante) e/ou gravações da reunião, incluindo material de apresentação carregado (por exemplo, dados de texto, áudio ou vídeo se estiver a usar a função de chat ou se mostrar a sua câmara). A extensão dos dados pessoais processados irá depender dos dados fornecidos antes ou durante a participação. Se tiver dúvidas específicas sobre a ferramenta de videoconferência utilizada pela Cook, contacte o seu contacto na Cook ou o contacto de privacidade na sua região, conforme descrito no final deste aviso.

Tenha em atenção que, se o Evento for gravado, será notificado no início do Evento de que irá ocorrer a gravação e, se necessário, iremos obter o seu consentimento. A Cook toma todas as medidas razoáveis para garantir que os dados pessoais dos participantes não sejam incluídos na gravação do Evento.

De uma forma geral, não exigimos que forneça nenhuma categoria especial de dados pessoais (também designados por dados pessoais sensíveis). No entanto, pode haver circunstâncias em que seja necessário fornecer esse tipo de informações em relação à sua viagem e participação no Evento (por exemplo, relativamente às facilidades de acesso a cadeiras de rodas para Eventos presenciais); nós (ou o nosso agente de viagens, AMEX GBT) recolhemos tais informações apenas para esta finalidade.

Além disso, sempre que tivermos obrigação de notificação ou de obtenção de aprovação em nome da sua entidade patronal/gerência, podemos necessitar de recolher o nome, endereço de e-mail e assinaturas relevantes do seu diretor para confirmação da sua participação. Nalguns países, temosɢobrigações legais de apresentar relatórios sobre pagamentos por atividades de profissionais de saúde, que incluem também dados do médico.

Aviso sobre a divulgação de gravações

Nos Eventos Cook, a sua imagem (em vídeo, fotografia ou voz) pode ser recolhida e/ou gravada através de vários meios (a(s) “Gravação(ões)”). A Cook pode utilizar a(s) Gravação(ões) para promover a Cook Medical, o evento e eventos semelhantes ou relacionados através de vários canais internos e externos, incluindo redes sociais, materiais impressos, web, boletins internos da Cook, memorandos, blogues, assim como para fins educativos e de formação da Cook. A Cook tomará todas as medidas razoáveis para o informar sobre quaisquer Gravações que estejam a ser realizadas e irá usá-las de acordo com as suas preferências expressas.

Caso pretenda revogar a sua autorização para a utilização da(s) Gravação(ões) pela Cook
a qualquer momento, deverá notificar a Cook através do endereço media.release@cookmedical.com (inclua o nome do Evento, a data e o local na linha de assunto) ou contacte a equipa de Privacidade de Dados através dos contactos regionais indicados abaixo. Tal não afeta a legalidade de qualquer tratamento dos seus dados realizado pela Cook antes de o seu consentimento ser revogado.

Finalidades do processamento de dados

Os dados pessoais que recolhemos são limitados apenas aos dados necessários para estas ações:

• A organização e gestão do Evento por parte das nossas equipas de formação médica e/ou eventos (“Equipas Cook”) e a facilitação do seu registo, presença e participação no Evento
• A capacidade da nossa equipa de viagens e do nosso agente de viagens (AMEX GBT) de fazer as necessárias reservas de viagem, alojamento e registo, e para os fins de contabilidade e conformidade relacionados, incluindo quaisquer relatórios legais/
  regulamentares ou obrigações de divulgação, tal como as exigidas ao abrigo das leis Sunshine
• A provisão por parte das nossas Equipas Cook para quaisquer ações de acompanhamento consideradas necessárias após o Evento, como reembolso de despesas e/ou a criação/partilha das gravações/apresentações do Evento entre os participantes, bem como a recolha de comentários pós-Evento (por exemplo, através de um inquérito opcional de avaliação
  pós-Evento)

Base legal para a recolha

Dependendo das circunstâncias, as nossas bases legais para o processamento dos seus dados pessoais incluem o seguinte:

• Sempre que necessitarmos de executar o contrato que estamos prestes a celebrar ou que celebrámos consigo, ou
• Os nossos interesses legítimos na gestão e execução eficaz dos nossos Eventos virtuais e presenciais, facilitando a sua participação e viagens em relação às nossas necessidades comerciais, conforme seja necessário para o cumprimento das nossas obrigações legais ou regulamentares, e
• Se nos indicar quaisquer categorias especiais de dados pessoais e, em algumas jurisdições, para dados pessoais não sensíveis (incluindo a China e a Coreia do Sul), conforme o caso, a nossa base legal é o seu consentimento.

Informações partilhadas

A Cook limita o acesso aos seus dados pessoais, apenas conforme seja necessário em relação à sua deslocação para o Evento e participação no Evento, bem como a qualquer ação subsequente. Quando partilhamos os seus dados pessoais, limitamos a transferência às informações relevantes mediante as circunstâncias. Por exemplo, o acesso aos seus dados é concedido às empresas do Grupo Cook que requerem o acesso para os fins enumerados acima ou quando exigido por lei. Poderemos também divulgar os seus dados pessoais aos nossos fornecedores terceiros de serviços (como a nossa agência de viagens, AMEX GBT), fornecedores de benefícios, fornecedores de sistemas de tecnologias de informação (incluindo o nosso fornecedor do sistema de gestão de eventos) e fornecedores de serviços de conferência web ou videoconferência. A Cook poderá também divulgar junto de companhias de seguros e de consultores externos que são responsáveis pela proteção de dados por direito próprio (tais como contabilistas, auditores e consultores jurídicos). Na medida do possível, quaisquer fornecedores de serviços que atuem como subcontratantes e que possam ter acesso aos seus dados por meio da Cook são obrigados a fornecer-nos garantias por escrito de que usarão os dados apenas para os fins para os quais foram contratados e de que manterão um nível de proteção equivalente à fornecida pela Cook. Poderemos também divulgar junto das autoridades governamentais, autoridades policiais e/ou judiciais (na qualidade de responsáveis pela proteção de dados por direito próprio), e a outras empresas em relação à reestruturação empresarial, venda ou cessão de ativos, fusão, alienação ou outras alterações de controlo ou estatuto financeiro da Cook ou de qualquer uma das suas afiliadas (se aplicável). A Cook cumprirá todos os requisitos legais e normas regulamentares em relação ao fornecimento dos seus dados pessoais a terceiros.

Segurança dos dados

A Cook implementou medidas de segurança técnicas, físicas e administrativas adequadas para ajudar a evitar a divulgação ou o acesso não autorizado ou ilícito, ou a perda acidental ou ilícita, a destruição, alteração ou dano dos dados pessoais que recolhe. Estas medidas destinam-se a garantir um nível adequado de segurança em relação aos riscos inerentes ao tratamento e à natureza dos dados a proteger e são aplicadas de forma consistente com as leis e regulamentos aplicáveis. A Cook avalia estas medidas de forma contínua para ajudar a minimizar os riscos de novas ameaças à segurança, à medida que se tornam conhecidas.

Transferências internacionais

Na qualidade de organização internacional, a Cook armazena dados em sistemas seguros e centralizados e usa fornecedores de serviços sediados internacionalmente. Da mesma forma, os dados pessoais podem ser armazenados, acessíveis, autorizados ou limitados a pessoas localizadas nos EUA e/ou em outros países para além do seu país de residência. Em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis, a Cook implementou medidas adequadas para garantir um nível adequado de proteção de dados pessoais e aplica essas medidas independentemente do local onde os dados são processados ou armazenados. Quando transferimos dados pessoais para fora do EEE/do Reino Unido e/ou da China ou Coreia e outras jurisdições aplicáveis e não existe uma decisão adequada relativamente a qualquer país para o qual os seus dados sejam transferidos, a Cook adota as medidas adequadas para garantir que os seus dados são protegidos de acordo com os requisitos das leis de privacidade aplicáveis e que as obrigações de transferência de dados da Cook são cumpridas, tais como a execução de um contrato sob a forma de Cláusulas Contratuais Padrão aprovadas pela organização governamental aplicável.

Além disso, algumas empresas do Grupo Cook encontram-se certificadas e cumprem um ou todos os seguintes quadros de privacidade de dados, conforme estabelecidos pelo Departamento de Comércio dos EUA, nomeadamente, o Quadro UE-EUA em matéria de Privacidade dos Dados, a Extensão do Reino Unido ao Quadro UE-EUA em matéria de Privacidade dos Dados e o Quadro Suíça-EUA em matéria de Privacidade dos Dados. Para mais informações sobre estes quadros em matéria de privacidade de dados ou para consultar as nossas certificações, visite https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Retenção

Retemos os dados pessoais de acordo com as nossas obrigações legais e por um período não superior ao necessário para os fins para os quais foram recolhidos. Os dados são então destruídos com segurança. Ao avaliar o período de retenção de dados, consideramos a quantidade, natureza e sensibilidade da informação, o risco potencial de danos resultantes da utilização ou divulgação não autorizada dos dados pessoais, os fins para os quais processamos os dados pessoais e se podemos alcançar esses fins através de outros meios, bem como os requisitos legais aplicáveis.

Direitos individuais

De acordo com as leis aplicáveis, poderá ter direitos em relação aos seus dados pessoais. Estes incluem, quando aplicável, o direito de aceder, corrigir, apagar, opor-se ao processamento dos seus dados e restringir o processamento dos mesmos, bem como o direito de solicitar a transferência dos seus dados para outra parte. Poderão aplicar-se algumas exceções a estes direitos, e a Cook respeita-as de acordo com os requisitos regionais/locais. Não terá de pagar qualquer taxa para exercer estes direitos, exceto se o seu pedido for claramente infundado ou excessivo.

Informações de contacto

Para informações adicionais sobre as práticas de privacidade e segurança da Cook ou para exercer os seus direitos, contacte-nos através de Privacy@CookGroup.com. Em alternativa, poderá enviar um e-mailou escrever para: