Aviso de proteção de dados para eventos

Em vigência a partir de abril de 2025

Agradecemos por considerar nosso convite para participar de um evento da Cook Medical (o “Evento”). Respeitosamente endereçamos a você este aviso de proteção de dados que informa como nós coletaremos, trataremos e protegeremos seus dados pessoais durante sua participação neste Evento e como você pode entrar em contato conosco para alterar suas preferências ou exercer seus direitos em relação aos seus dados. Este aviso é fornecido em adição a outros avisos de proteção de dados, como o aviso de proteção de dados para clientes. Os funcionários da Cook Medical devem consultar o aviso regional de proteção de dados de funcionários da empresa para obter informações complementares.

Observe que, ao se inscrever para um Evento em nome de outra pessoa, você deve informá-la sobre o conteúdo deste aviso.

Coleta de dados

Dependendo do Evento e de nossas obrigações comerciais e legais, os dados pessoais coletados podem incluir nome, endereço residencial ou hospitalar, endereço de e-mail, número de telefone, cargo, informações da conta bancária (no caso de reembolso de despesas), seu feedback sobre o Evento e detalhes relevantes da viagem (por exemplo, horário de viagem preferencial, companhia aérea e/ou preferências alimentares, para que possamos emitir os preparativos da sua viagem para você). Quando não exigirmos alguns dos dados pessoais acima, a Cook Medical não os solicitará. Por exemplo, detalhes de viagem não serão coletados para eventos virtuais.

Quando o Evento for virtual por natureza, a Cook Medical poderá usar uma solução de videoconferência empresarial aprovada por ela para fins de hospedagem, e os seguintes dados pessoais poderão ser tratados ao efetuar login: nome do participante (obrigatório), dados de inscrição (por exemplo, endereço de e-mail, endereço IP), informações de uso (por exemplo, dados de conectividade, região geográfica, tipo de navegador, ID de usuário exclusivo, número de telefone se for ligação, horário de início/término da reunião), metadados da reunião (como endereço IP do participante) e/ou gravações da reunião, incluindo material de apresentação carregado (por exemplo, dados de texto, áudio ou vídeo se estiver usando a função de conversa ou se você usar sua câmera). A extensão dos dados pessoais tratados dependerá dos dados que você fornecer antes ou durante a participação. Se você tiver dúvidas específicas sobre a ferramenta de videoconferência usada pela Cook Medical, converse com seu contato da empresa ou com o contato de privacidade na sua região, conforme descrito no final deste aviso.

Observe que, se o Evento for gravado, você receberá uma notificação no início dele informando sobre isso, e, se necessário, solicitaremos seu consentimento. A Cook Medical toma medidas razoáveis para garantir que os dados pessoais dos participantes não sejam incluídos na gravação do Evento.

Em geral, não exigimos que você forneça nenhuma categoria especial de dados pessoais (também conhecidos como dados pessoais sensíveis). No entanto, pode haver circunstâncias em que você precise fornecer essas informações em virtude de sua viagem e participação no Evento (por exemplo, em relação à facilitação do acesso de cadeira de rodas para Eventos presenciais). Nós (ou nosso agente de viagens, AMEX GBT) coletamos essas informações somente para essa finalidade.

Além disso, quando formos obrigados a fornecer notificação ou obter aprovação em nome do seu empregador/gerência, poderemos precisar coletar o nome, o endereço de e-mail e assinaturas relevantes do seu gerente para confirmação da sua participação. Em determinados países, temos obrigações legais de emitir relatórios sobre pagamentos para atividades profissionais de saúde, que também incluem detalhes do médico.

Aviso sobre divulgação de mídia

Durante os eventos da Cook Medical, sua imagem (vídeo, foto ou voz) pode ser coletada e/ou gravada por meio de várias mídias (as “Gravações”). A Cook Medical poderá utilizar as Gravações para promover a empresa, o evento e eventos similares ou relacionados por meio de vários canais internos e externos, incluindo redes sociais, mídia impressa, web, boletins internos da empresa, memorandos, blogs e para fins educacionais e de treinamento dela. A Cook Medical tomará todas as medidas razoáveis para informar você sobre qualquer Gravação que esteja ocorrendo e usá-la de acordo com suas preferências expressas.

Caso você deseje retirar sua autorização para o uso das Gravações pela Cook Medical a qualquer momento, deverá notificá-la em Media.Release@CookMedical.com (inclua o nome do Evento, a data e o local no assunto) ou entre em contato com a equipe de Privacidade de Dados nos contatos regionais listados abaixo. Isso não afetará a legalidade de qualquer tratamento dos seus dados realizado pela Cook Medical antes que seu consentimento seja retirado.

Finalidades do tratamento de dados

Os dados pessoais que coletamos são limitados ao que é necessário para estas ações:

• A organização e a gestão do Evento pelas nossas equipes de educação médica e/ou eventos (“Equipes da Cook Medical”), e a facilitação da sua inscrição, presença e participação no Evento.
• A capacidade da nossa equipe e da nossa agente de viagens (AMEX GBT) de fazer as reservas necessárias de viagem, acomodação e inscrição, e para fins contábeis e de conformidade relacionados, incluindo quaisquer obrigações legais/regulatórias de relatórios ou divulgação, como as exigidas pelas leis do Sunshine Act.
• A organização por nossas Equipes da Cook Medical de quaisquer ações de acompanhamento consideradas necessárias após o Evento, como reembolso de despesas e/ou coleta/compartilhamento da gravação/apresentações do Evento entre os participantes, incluindo a coleta de feedback pós-Evento (por exemplo, por meio de uma pesquisa de avaliação pós-Evento opcional).

Base legal para coleta

Dependendo das circunstâncias, nossas bases legais para tratar seus dados pessoais incluem o seguinte:

• Quando precisamos executar o contrato que estamos prestes a celebrar, ou que celebramos, com você, ou
• Nossos interesses legítimos na gestão e na execução eficaz de nossos eventos virtuais e presenciais, facilitando sua participação e viagens em conexão com nossas necessidades comerciais, conforme necessário para cumprir com nossas obrigações legais ou regulatórias, e
• Se você nos fornecer quaisquer categorias especiais de dados pessoais, e em algumas jurisdições para dados pessoais não sensíveis, incluindo a China e a Coreia, conforme o caso, nossa base legal será o seu consentimento.

Informações compartilhadas

A Cook Medical limita o acesso aos seus dados pessoais apenas quando necessário, em conexão com sua viagem e participação no Evento, bem como para qualquer acompanhamento. Quando compartilhamos seus dados pessoais, limitamos a transferência às informações que são relevantes nas circunstâncias. Por exemplo, o acesso aos seus dados é concedido às empresas do Cook Group que precisam de acesso para os propósitos listados acima ou quando exigido por lei. Também podemos divulgar seus dados pessoais a nossos provedores de serviços de terceiros (como nossa agência de viagens, AMEX GBT), provedores de benefícios, provedores de sistemas de tecnologia da informação (incluindo nosso provedor de sistema de gerenciamento de eventos) e provedores de serviços de videoconferência ou webconferência. A Cook Medical também pode divulgar para empresas de seguros e consultores externos que são controladores de dados por direito próprio (como contadores, auditores e consultores jurídicos). Na medida do possível, quaisquer provedores de serviços que atuem como operadores de dados e que possam ter acesso aos seus dados por meio da Cook Medical são obrigados a nos fornecer garantias por escrito de que usarão os dados apenas com o intuito para o qual foram contratados e a fim de manter um nível de proteção equivalente ao fornecido pela empresa. Também podemos divulgar a autoridades governamentais, autoridades policiais e/ou judiciais (atuando como controladores de dados por direito próprio) e a outras empresas em relação à reestruturação corporativa, à venda ou cessão de ativos, à fusão, à alienação ou a outras mudanças de controle ou status financeiro da Cook Medical ou de qualquer uma de suas afiliadas (quando aplicável). A Cook Medical cumprirá todos os requisitos legais e padrões regulatórios com relação ao fornecimento de seus dados pessoais a terceiros.

Segurança de dados

A Cook Medical implementou medidas de segurança técnicas, físicas e administrativas adequadas para ajudar a evitar divulgação ou acesso não autorizado ou ilegal, ou perda acidental ou ilegal, destruição, alteração ou dano aos dados pessoais que coleta. Essas medidas visam garantir um nível adequado de segurança em relação aos riscos inerentes ao tratamento e à natureza dos dados a serem protegidos e são aplicadas de maneira consistente com as leis e os regulamentos aplicáveis. A Cook Medical avalia essas medidas continuamente para ajudar a minimizar os riscos de novas ameaças à segurança à medida que elas se tornam conhecidas.

Transferências internacionais

Como uma organização global, a Cook Medical armazena dados em sistemas seguros e centralizados e utiliza provedores de serviços baseados globalmente. Consequentemente, os dados pessoais podem ser armazenados, acessíveis, autorizados ou limitados a pessoas localizadas nos EUA e/ou em países diferentes do seu país de residência. De acordo com as leis de proteção de dados aplicáveis, a Cook Medical implementou medidas apropriadas para garantir um nível adequado de proteção para dados pessoais e aplica essas medidas independentemente de onde os dados são tratados ou armazenados. Quando transferimos dados pessoais para fora do EEE/Reino Unido e/ou da China ou da Coreia e outras jurisdições aplicáveis e não há decisão de adequação em relação a qualquer país para o qual seus dados são transferidos, a Cook Medical adota medidas adequadas para garantir que seus dados sejam protegidos de acordo com os requisitos das leis de privacidade aplicáveis e que as obrigações de transferência de dados da empresa sejam cumpridas, como por meio da execução de um acordo na forma de Cláusulas Contratuais Padrão aprovadas pela organização governamental aplicável.

Além disso, determinadas empresas do Cook Group foram certificadas e estão em conformidade com uma ou todas as seguintes estruturas de privacidade de dados, conforme estabelecido pelo Departamento de Comércio dos EUA, ou seja, a EU-US Data Privacy Framework (Estrutura de Privacidade de Dados UE-EUA), a UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework (Extensão do Reino Unido para a Estrutura de Privacidade de Dados UE-EUA) e a Swiss-US Data Privacy Framework (Estrutura de Privacidade de Dados Suíça-EUA). Para obter mais informações sobre essas estruturas de privacidade de dados ou para ver nossas certificações, acesse https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Retenção

Retemos dados pessoais de acordo com nossas obrigações legais e não mais do que o necessário para os propósitos para os quais foram coletados. Os dados são então destruídos com segurança. Ao avaliar o período de retenção de dados, consideramos a quantidade, a natureza e a sensibilidade das informações, o risco potencial de danos decorrentes do uso não autorizado ou da divulgação dos dados pessoais, as finalidades para as quais tratamos os dados pessoais e se podemos atingir essas finalidades por outros meios, bem como os requisitos legais aplicáveis.

Direitos individuais

De acordo com as leis aplicáveis, você pode ter direitos em relação aos seus dados pessoais. Isso inclui, quando aplicável, o direito de acessar, corrigir, apagar, se opor ao tratamento e restringir oִtratamento dos seus dados e o direito de solicitar a transferência dos seus dados para outra parte. Determinadas exceções podem se aplicar a esses direitos, e a Cook Medical as defende de acordo com os requisitos regionais/locais. Você não terá que pagar nenhuma taxa para exercer esses direitos, exceto quando sua solicitação for claramente infundada ou excessiva.

Informações de contato

Para obter informações adicionais sobre as práticas de privacidade e segurança da Cook Medical ou para exercer seus direitos, entre em contato conosco em Privacy@CookGroup.com. Alternativamente, você pode nos enviar um e-mail ou uma correspondência para: