Avis de protection des données pour les évènements

En vigueur à partir d’avril 2025

Nous vous remercions de répondre à notre invitation concernant la participation à un événement Cook Medical (l’« Événement »). Nous vous fournissons cet avis de protection des données afin de vous informer sur notre manière de recueillir, de traiter et de protéger vos données à caractère personnel lors de votre participation à cet événement, et de vous indiquer comment nous contacter pour modifier vos préférences ou exercer vos droits en liaison avec vos données. Cet avis est fourni en complément d’autres avis de protection des données tels que l’« Avis de protection des données pour les clients » de Cook. Les collaborateurs de Cook devront se référer à la Notice régionale d’information sur la protection des données des employés de Cook pour toute information supplémentaire.

Veuillez noter que si vous inscrivez une autre personne à un événement, vous devez porter le contenu de cet avis à son attention.

Collecte de données

Selon l’événement ainsi que nos obligations commerciales et légales, les données à caractère personnel collectées peuvent inclure le nom, l’adresse du domicile ou de l’hôpital, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, la fonction, les coordonnées bancaires (en cas de remboursement des frais), vos commentaires sur l’événement et tous les détails pertinents relatifs aux déplacements (par ex., horaires de voyage préférés, compagnie aérienne et préférences alimentaires pour nous permettre d’organiser votre voyage). Cook ne demandera que les données à caractère personnel nécessaires ; par ex., les détails du voyage ne seront pas collectés pour les événements virtuels.

Si l’événement est de nature virtuelle, Cook peut utiliser une solution de vidéoconférence d’entreprise approuvée par Cook à des fins d’hébergement. Les données à caractère personnel suivantes pourront alors être traitées lors de la connexion : le nom du/de la participant(e) (obligatoire), les données d’enregistrement (par ex., l’adresse électronique, l’adresse IP), les informations relatives à l’utilisation (par ex., les données de connectivité, la région géographique, le type de navigateur, l’ID utilisateur unique, le numéro de téléphone en cas d’appel, l’heure de début/de fin de la réunion), les métadonnées de la réunion (telles que l’adresse IP du participant) et/ou les enregistrements de la réunion, y compris le matériel de présentation téléchargé (par ex., les données textuelles, audio ou vidéo si vous utilisez la fonction de chat ou si vous utilisez votre caméra). L’étendue des données à caractère personnel traitées dépendra des informations que vous fournirez avant ou pendant votre participation. Si vous avez des questions spécifiques sur l’outil de vidéoconférence utilisé par Cook, veuillez contacter votre interlocuteur Cook ou le délégué régional chargé de la protection des données, comme indiqué à la fin du présent avis.

Veuillez noter que si l’événement est enregistré, vous en serez informé(e) au début dudit événement et, si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement. Cook prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les données à caractère personnel des participant(e)s ne sont pas incluses dans l’enregistrement de l’événement.

Généralement, nous ne vous demandons pas de fournir des catégories particulières de données à caractère personnel (également appelées données à caractère personnel sensibles). Toutefois, il peut y avoir des circonstances où vous devez fournir ce type d’informations pour nous permettre d’organiser votre voyage et votre participation à l’événement (par exemple, pour faciliter l’accès en fauteuil roulant aux événements en présentiel), nous (ou notre agent de voyages, AMEX GBT) recueillons lesdites informations à ces fins uniquement.

En outre, lorsque nous sommes tenus de fournir une notification ou d’obtenir l’approbation de votre employeur/supérieur hiérarchique, nous devrons éventuellement recueillir le nom de votre responsable, son adresse e-mail et les signatures pertinentes afin de confirmer votre participation. Dans certains pays, la législation nous contraint à déclarer les paiements relatifs aux activités des professionnels de santé, y compris les coordonnées des médecins.

Avis de communiqué de presse

Au cours des événements Cook, votre image (vidéo, photo ou voix) peut être recueillie et/ou enregistrée sur différents supports (les « enregistrements »). Cook peut utiliser les enregistrements afin de promouvoir Cook Medical, l’événement et des événements similaires ou connexes par le biais de divers canaux internes et externes, y compris les réseaux sociaux, la presse écrite, Internet, les bulletins d’information internes de Cook, les mémos, les blogs, ainsi qu’à des fins éducatives et de formation de Cook. Cook prendra toutes les mesures raisonnables pour vous informer de tout enregistrement en cours et les utilisera conformément aux préférences que vous aurez exprimées.

Si vous souhaitez retirer votre autorisation d’utilisation des enregistrements par Cook à tout moment, vous devez en informer Cook à l’adresse media.release@cookmedical.com (indiquez le nom de l’événement, la date et le lieu dans l’objet du message) ou contacter l’équipe chargée de la protection des données à caractère personnel aux contacts régionaux indiqués ci-dessous. Cela n’affectera pas la légalité de tout traitement de vos données effectué par Cook avant le retrait de votre consentement.

Finalités du traitement des données

Les données à caractère personnel que nous collectons sont limitées à celles qui sont nécessaires aux actions suivantes :

• Assurer l’organisation et la gestion de l’événement par nos équipes chargées de l’éducation médicale et/ou des événements (les « Équipes Cook »), et simplifier les procédures d’inscription, d’intervention et de votre participation à l’événement.
• L’aptitude de notre équipe et de notre agent de voyage (AMEX GBT) à effectuer les réservations nécessaires en matière de voyage, d’hébergement et d’inscription, ainsi qu’à des fins de comptabilité et de conformité, y compris toute obligation légale/réglementaire en matière de signalements ou de divulgation, comme celles requises par les lois du Sunshine Act.
• L’organisation par nos équipes Cook de toute action de suivi jugée nécessaire après l’événement, comme le remboursement des dépenses et/ou la collecte/le partage de l’enregistrement/
  des présentations de l’événement avec les participants, ainsi que la collecte de commentaires après l’événement (par ex., par le biais d’une enquête d’évaluation facultative après l’événement).

Base légale de la collecte

Selon les circonstances, nos bases légales pour le traitement de vos données à caractère personnel sont les suivantes :

• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou avons conclu avec vous ; ou
• Nos intérêts légitimes dans la gestion et le déroulement efficace de nos événements virtuels et en présentiel, en facilitant votre présence et vos déplacements en rapport avec nos besoins commerciaux, si nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales ou réglementaires, et
• Si vous nous fournissez des catégories particulières de données à caractère personnel, et dans certaines juridictions pour les données à caractère personnel non sensibles, y compris la Chine et la Corée le cas échéant, notre base juridique est votre consentement.

Informations partagées

Cook limite l’accès à vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire dans le cadre de votre déplacement et de votre participation à l’événement, ainsi que pour tout suivi. Lorsque nous partageons vos données à caractère personnel, nous limitons le transfert aux informations qui sont pertinentes selon les circonstances. Par exemple, l’accès à vos données est attribué aux entreprises du groupe Cook qui ont besoin d’y accéder pour les raisons énumérées ci-dessus ou lorsque la loi l’exige. Nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel à nos prestataires de services tiers (tels que notre agence de voyage, AMEX GBT), nos fournisseurs d’avantages sociaux, nos fournisseurs de systèmes informatiques (y compris notre fournisseur de systèmes de gestion desévénements) et nos fournisseurs de services de conférence en ligne ou de vidéoconférence.

Cook peut également divulguer aux compagnies d’assurance et aux conseillers externes qui sont des responsables du traitement des données de plein droit (tels que les comptables, les auditeurs et les conseillers juridiques). Dans la mesure du possible, tout prestataire de services agissant en tant que sous-traitant du traitement des données qui peut avoir accès à vos données par le biais de Cook est tenu de nous fournir des garanties écrites selon lesquelles il n’utilisera les données qu’aux fins pour lesquelles nous faisons appel à lui et qu’il maintiendra un niveau de protection équivalent à celui mis en place par Cook. Nous pouvons également divulguer aux autorités gouvernementales, chargées de l’application de la loi et/ou judiciaires (agissant en tant que responsables du traitement de données de plein droit), ainsi qu’à d’autres entreprises les informations relatives à la restructuration, à la vente, ou à l’attribution d’actifs, à la fusion, à la cession, ou à d’autres changements de contrôle ou de statut financier de Cook ou de l’une de ses sociétés affiliées (le cas échéant). Cook se conformera à toutes les exigences légales et normes réglementaires en ce qui concerne la fourniture de vos données à caractère personnel à un tiers.

Sécurité des données

Cook a mis en place des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives appropriées pour aider à empêcher la divulgation ou l’accès non autorisé ou illégal ou la perte, la destruction, l’altération ou l’endommagement accidentels ou illégaux des données à caractère personnel qu’elle recueille. Ces mesures visent à assurer un niveau de sécurité approprié par rapport aux risques inhérents au traitement et à la nature des données à protéger et sont appliquées en conformité avec les lois et règlements en vigueur. Cook évalue ces mesures sur une base continue pour aider à minimiser les risques de nouvelles menaces de sécurité à mesure qu’elles sont connues.

Transferts internationaux

En tant qu’organisation internationale, Cook stocke les données dans des systèmes sécurisés et centralisés, et utilise des prestataires de services basés dans le monde entier. En conséquence, les données à caractère personnel peuvent être stockées, accessibles à des personnes autorisées et limitées situées aux États-Unis et/ou dans des pays autres que votre pays de résidence. Conformément aux lois en vigueur en matière de protection des données, Cook a mis en place des mesures appropriées pour assurer un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel et applique ces mesures quel que soit l’endroit où les données sont traitées ou stockées. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel hors de l’EEE/du Royaume-Uni et/ou de la Chine ou de la Corée et d’autres juridictions applicables et qu’il n’existe pas de décision d’adéquation concernant tout pays vers lequel vos données sont transférées, Cook adopte des mesures appropriées pour s’assurer que vos données sont protégées conformément aux exigences des lois en vigueur en matière de confidentialité et que les obligations de Cook en matière de transfert de données sont respectées, par exemple en exécutant un accord sous la forme de clauses contractuelles types approuvées par l’organisation gouvernementale applicable.

En outre, certaines sociétés du groupe Cook ont consenti et se conforment à l’un ou à l’ensemble des cadres de protection de données suivants, tels que définis par le Département du commerce des États-Unis : le cadre de protection des données UE-États-Unis, l’extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis et le cadre de protection des données Suisse-États-Unis. Pour plus d’informations sur ces cadres de protection de la vie privée ou pour consulter nos certifications, veuillez vous rendre à l’adresse https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Conservation

Nous conservons les données à caractère personnel conformément à nos obligations légales et pendant une durée ne dépassant pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles lesdites données sont recueillies. Les données sont ensuite détruites de manière sécurisée. Lors de l’évaluation de la période de conservation des données, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des informations, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de ces données à caractère personnel, les finalités pour lesquelles nous les traitons et si nous pouvons atteindre ces objectifs via d’autres moyens et les exigences légales en vigueur.

Droits individuels

Conformément aux lois en vigueur, vous pouvez avoir des droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel. Il s’agit notamment, le cas échéant, du droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition au traitement, de limitation du traitement de vos données et du droit à la demande de transfert de vos données à un tiers. Certaines exceptions peuvent s’appliquer à ces droits, et Cook les fait respecter conformément aux exigences régionales/locales. Vous ne devrez pas payer de frais pour exercer ces droits, sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive.

Coordonnées

Pour plus d’informations sur les pratiques de confidentialité et de sécurité de Cook ou pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à Privacy@CookGroup.com. Vous pouvez également nous envoyer un
e-mail ou nous écrire à l’adresse :