Datenschutzhinweis für Veranstaltungen

Gültig ab April 2025

Vielen Dank, dass Sie unsere Einladung zur Teilnahme an einer Veranstaltung von Cook Medical (die „Veranstaltung“) in Betracht ziehen. Wir stellen Ihnen diesen Datenschutzhinweis zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Teilnahme an dieser Veranstaltung von uns erfasst, verarbeitet und geschützt werden und wie Sie uns kontaktieren können, um Ihre Präferenzen zu ändern oder Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten anderweitig auszuüben. Dieser Hinweis wird zusätzlich zu anderen Datenschutzhinweisen gegeben, wie z. B. Cooks „Datenschutzhinweis für Kunden“. Cook-Mitarbeiter sollten sich für zusätzliche Informationen auf ihre regionalen Cook-Mitarbeiterdatenschutzhinweise beziehen.

Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie sich im Namen einer anderen Person für eine Veranstaltung anmelden, diese Person auf den Inhalt dieses Hinweises aufmerksam machen sollten.

Datenerhebung

Je nach Veranstaltung und unseren geschäftlichen und rechtlichen Verpflichtungen können die erfasstenpersonenbezogenen Daten Name, Privat- oder Krankenhausadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, berufliche Position, Bankverbindung (im Falle einer Kostenerstattung), Ihr Feedback zur Veranstaltung und relevante Reisedaten (z. B. bevorzugte Reisezeit, Fluggesellschaft und/oder Essenswünsche, damit wir Ihnen Ihre Reisearrangements ausstellen können) umfassen. Wenn wir einige der oben genannten personenbezogenen Daten nicht benötigen, wird Cook sie nicht anfordern; zum Beispiel werden bei virtuellen Veranstaltungen keine Reisedaten erhoben.

Wenn es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, kann Cook eine von Cook genehmigte Unternehmensvideokonferenz-Lösung für die Veranstaltung verwenden, und die folgenden personenbezogenen Daten können bei der Anmeldung verarbeitet werden: Name des Teilnehmers (erforderlich), Registrierungsdaten (z. B. E-Mail-Adresse, IP-Adresse), Nutzungsinformationen (z. B. Verbindungsdaten, geografische Region, Browsertyp, eindeutige Anwender-ID, Telefonnummer, wenn Sie anrufen, Start-/Endzeit des Meetings), Meeting-Metadaten (z. B. die IP-Adresse des Teilnehmers) und/oder Meeting-Aufzeichnungen, einschließlich hochgeladener Präsentationsmaterialien (z. B. Text-, Audio- oder Videodaten, wenn Sie die Chat-Funktion verwenden oder Ihre Kamera zeigen). Der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten hängt davon ab, welche Daten Sie vor oder während der Teilnahme angeben. Wenn Sie spezielle Fragen zu dem von Cook verwendeten Videokonferenz-Tool haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Cook oder an den Datenschutzbeauftragten in Ihrer Region, wie am Ende dieser Mitteilung angegeben.

Bitte beachten Sie: Wenn die Veranstaltung aufgezeichnet wird, werden Sie zu Beginn der Veranstaltung darüber informiert, dass eine Aufzeichnung stattfindet, und wir werden, falls erforderlich, Ihre Zustimmung einholen. Cook ergreift angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der Teilnehmer nicht in die Veranstaltungsaufzeichnung aufgenommen werden.

Im Allgemeinen verlangen wir von Ihnen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (auch bekannt als sensible personenbezogene Daten). Es kann jedoch Umstände geben, unter denen Sie diese Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Reise und der Teilnahme an der Veranstaltung angeben müssen (z. B. im Zusammenhang mit der Erleichterung des Zugangs für Rollstuhlfahrer bei Veranstaltungen vor Ort); wir (oder unser Reisebüro, AMEX GBT) erheben diese Informationen nur zu diesem Zweck.

Wenn wir im Namen Ihres Arbeitgebers/Managements benachrichtigt werden oder eine Genehmigung einholen müssen, benötigen wir außerdem den Namen Ihres Managers, seine E-Mail-Adresse und die entsprechenden Unterschriften zur Bestätigung Ihrer Teilnahme. In bestimmten Ländern haben wir gesetzliche Meldepflichten für Zahlungen für Tätigkeiten von medizinischen Fachkräften, die auch Angaben zum Arzt umfassen.

Hinweis zur Medienfreigabe

Während Veranstaltungen von Cook können Aufnahmen von Ihnen in Bild und Ton in unterschiedlichen Medien (die „Aufnahme(n)“) angefertigt werden. Cook kann die Aufnahme(n) zum Zweck der Werbung für Cook Medical, die Veranstaltung und ähnliche oder zugehörige Veranstaltungen über unterschiedliche interne und externe Kanäle nutzen, darunter Social Media, Web, interne Newsletter von Cook, Memos, Blogs sowie von Cook durchgeführte Ausbildungen und Schulungen. Cook ergreift sämtliche angemessenen Maßnahmen, um Sie über die Anfertigung jeglicher Aufnahmen zu informieren, und verwendet die Aufnahme(n) gemäß den von Ihnen zum Ausdruck gebrachten Präferenzen.

Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verwendung der Aufnahme(n) durch Cook zu irgendeinem Zeitpunkt widerrufen möchten, wenden Sie sich an media.release@cookmedical.com (unter Angabe von Name, Datum und Ort der Veranstaltung in der Betreffzeile) oder über die unten genannten Kontaktdaten an das für die Region zuständige Datenschutzteam. Dies hat keinerlei Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung durch Cook vor Widerruf der Einwilligung.

Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten, die wir erheben, beschränken sich auf die Daten, die für diese Aktionen notwendig sind:

• Die Organisation und das Management der Veranstaltung durch unsere medizinischen Ausbildungs- und/oder Veranstaltungsteams („Cook-Teams“) sowie die Erleichterung Ihrer Anmeldung, Anwesenheit und Teilnahme an der Veranstaltung
• Die Fähigkeit unseres Reiseteams und unseres Reisebüros (AMEX GBT), die notwendigen Reise-, Unterkunfts- und Registrierungsbuchungen vorzunehmen, sowie für die damit verbundenen Buchhaltungs- und Compliance-Zwecke, einschließlich rechtlicher/regulatorischer Berichts- oder Offenlegungspflichten, wie z. B. im Rahmen der Gesetze des Sunshine Act erforderlich
• Die Organisation von Folgemaßnahmen durch unsere Cook-Teams, die nach der Veranstaltung für notwendig erachtet werden, wie z. B. die Erstattung von Auslagen und/oder die Erfassung/Weitergabe der Aufzeichnungen/Präsentationen der Veranstaltung an die Teilnehmer sowie die Erhebung von Feedback nach der Veranstaltung (z. B. durch eine optionale Umfrage zur Bewertung nach der Veranstaltung) 

Rechtsgrundlage für die Erhebung

Je nach den Umständen sind unsere Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden:

• Erfüllung eines Vertrag, den wir mit Ihnen abschließen werden oder abgeschlossen haben
• Unsere berechtigten Interessen an der Verwaltung und effektiven Durchführung unserer virtuellen und persönlichen Veranstaltungen, der Erleichterung Ihrer Teilnahme und Ihrer Reisen in Verbindung mit unseren geschäftlichen Erfordernissen, wenn dies erforderlich ist, um unseren gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
• Ihre Einwilligung (im Falle der Verarbeitung von Ihnen ggf. zur Verfügung gestellten sensiblen personengebundenen Daten sowie in bestimmten Regionen wie China und Korea für die Verarbeitung nicht sensibler personenbezogener Daten)

Weitergegebene Informationen

Cook beschränkt den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf eine „Need-to-know“-Basis im Zusammenhang mit Ihrer Reise zu und Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung sowie ggf. der Nachbereitung. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, beschränken wir die Übertragung auf die Informationen, die unter den gegebenen Umständen relevant sind. So erhalten beispielsweise die Unternehmen der Cook-Gruppe Zugang zu Ihren Daten, wenn sie diesen für die oben genannten Zwecke benötigen oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an unsere externen Dienstleister (wie z. B. unser Reisebüro AMEX GBT), Anbieter von Sozialleistungen, Anbieter von Informationstechnologiesystemen (einschließlich unseres Anbieters von Veranstaltungsmanagementsystemen) und Anbieter von Webkonferenzen oder Videokonferenzen weitergeben. Cook kann die Daten auch an Versicherungsgesellschaften und externe Berater weitergeben, die selbst für die Datenverarbeitung verantwortlich sind (z. B. Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater). Soweit möglich, müssen alle Dienstleister, die als Datenverarbeiter fungieren und über Cook Zugang zu Ihren Daten haben, uns schriftlich versichern, dass sie die Daten nur für den Zweck verwenden, für den sie beauftragt wurden, und dass sie ein Schutzniveau aufrechterhalten, das dem von Cook entspricht. Wir können auch Daten an Regierungsbehörden, Strafverfolgungs- und/oder Justizbehörden (die als Datenkontrolleure in eigenem Recht handeln) und an andere Unternehmen im Zusammenhang mit Unternehmensumstrukturierungen, dem Verkauf oder der Abtretung von Vermögenswerten, Fusionen, Veräußerungen oder anderen Änderungen der Kontrolle oder des finanziellen Status von Cook oder einer seiner Tochtergesellschaften (wo zutreffend) weitergeben. Cook wird alle gesetzlichen Anforderungen und regulatorischen Standards in Bezug auf die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte einhalten.

Datensicherheit

Cook hat angemessene technische, physische und administrative Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die unbefugte oder unrechtmäßige Weitergabe oder den Zugriff auf die gesammelten personenbezogenen Daten sowie den versehentlichen oder unrechtmäßigen Verlust, die Zerstörung, Veränderung oder Beschädigung dieser Daten zu verhindern. Diese Maßnahmen sollen ein angemessenes Sicherheitsniveau im Verhältnis zu den mit der Verarbeitung verbundenen Risiken und der Art der zu schützenden Daten gewährleisten und werden in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Verordnungen angewandt. Cook evaluiert diese Maßnahmen kontinuierlich, um die Risiken neuer Sicherheitsbedrohungen zu minimieren, sobald diese bekannt werden.

Internationale Übertragungen

Als globale Organisation speichert Cook Daten in sicheren, zentralisierten Systemen und nutzt weltweit ansässige Dienstleister. Dementsprechend können personenbezogene Daten in den USA und/oder in anderen Ländern als dem Land, in dem Sie wohnen, gespeichert werden, für Personen zugänglich sein, von diesen autorisiert werden oder auf Personen beschränkt sein, die sich in den USA befinden. In Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen hat Cook geeignete Maßnahmen ergriffen, um ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten, und wendet diese Maßnahmen unabhängig davon an, wo die Daten verarbeitet oder gespeichert werden. Wenn wir personenbezogene Daten außerhalb des EWR/des Vereinigten Königreichs und/oder Chinas oder Koreas bzw. anderer entsprechender Regionen übermitteln und es keinen Angemessenheitsbeschluss für ein Land gibt, in das Ihre Daten übermittelt werden, ergreift Cook geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten gemäß den Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze geschützt werden und dass Cooks Verpflichtungen zur Datenübermittlung erfüllt werden, z. B. durch den Abschluss einer Vereinbarung in Form von Standardvertragsklauseln, die von der zuständigen staatlichen Organisation genehmigt wurden.

Darüber hinaus sind bestimmte Unternehmen der Cook Group hinsichtlich einer oder aller der folgenden Datenschutzabkommen vom US Department of Commerce zertifiziert und halten diese ein: EU-US Data Privacy Framework, UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework und Swiss-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen zu diesen Datenschutzabkommen und unsere Zertifizierungen finden Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Speicherung

Wir bewahren personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Verpflichtungen und nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Die Daten werden dann sicher vernichtet. Bei der Beurteilung der Dauer der Datenspeicherung berücksichtigen wir die Menge, die Art und die Sensibilität der Informationen, das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung der personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir die personenbezogenen Daten verarbeiten, und die Frage, ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Rechte von Einzelpersonen

In Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen haben Sie möglicherweise Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören gegebenenfalls das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie das Recht, die Übermittlung Ihrer Daten an eine andere Partei zu verlangen. Für diese Rechte können bestimmte Ausnahmen gelten, die Cook in Übereinstimmung mit den regionalen/lokalen Anforderungen aufrechterhält. Für die Ausübung dieser Rechte müssen Sie keine Gebühr entrichten, es sei denn, Ihr Antrag ist eindeutig unbegründet oder überzogen.

Kontaktinformationen

Wenn Sie weitere Informationen über die Datenschutz- und Sicherheitspraktiken von Cook wünschen oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter Privacy@CookGroup.com. Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail schicken oder schreiben an: