Informativa sulla protezione dei dati per gli eventi

In vigore da aprile 2025

La ringraziamo per aver preso in considerazione il nostro invito a partecipare a un evento Cook Medical (l'”Evento”). La presente informativa sulla protezione dei dati intende informarLa sul modo in cui i Suoi dati personali verranno raccolti, trattati e protetti da noi nell’ambito della Sua partecipazione a questo Evento e sul modo in cui è possibile contattarci per modificare le proprie preferenze o altrimenti esercitare i propri diritti in relazione ai propri dati. Questa informativa viene fornita in aggiunta ad altre informative sulla protezione dei dati come l’“Informativa sulla protezione dei dati per clienti” di Cook. I dipendenti Cook devono fare riferimento all’informativa regionale sulla protezione dei dati dei dipendenti Cook per qualsiasi informazione supplementare.

La preghiamo di notare che, se si sta registrando a un Evento per conto di un’altra persona, deve portare alla sua attenzione il contenuto di questa informativa.

Raccolta dati

A seconda dell’Evento e dei nostri obblighi legali e commerciali, i dati personali raccolti possono includere nome, indirizzo del domicilio o dell’ospedale, indirizzo e-mail, numero di telefono, posizione lavorativa, coordinate bancarie (nel caso di un rimborso spese), i Suoi feedback sull’Evento ed eventuali dettagli di viaggio pertinenti (ad esempio, preferenza di orario per il viaggio, compagnia aerea e/o preferenze alimentari, in modo da poter organizzare il viaggio per Lei). Laddove non richiediamo alcuni dei dati personali di cui sopra, Cook non li richiederà; ad esempio, i dettagli del viaggio non verranno raccolti per gli eventi virtuali.

Laddove l’Evento sia di natura virtuale, Cook potrà utilizzare una soluzione di videoconferenza aziendale approvata da Cook per scopi di hosting e i seguenti dati personali potranno essere trattati durante l’accesso: nome del partecipante (richiesto), dati di registrazione (ad esempio, indirizzo e-mail, indirizzo IP), informazioni sull’utilizzo (ad esempio, dati di connettività, area geografica, tipo di browser, ID utilizzatore univoco, numero di telefono in caso di chiamata, ora di inizio/fine della riunione), metadati della riunione (come l’indirizzo IP del partecipante) e/o registrazioni della riunione, incluso il materiale di presentazione caricato (ad esempio, testo, audio o dati video se si utilizza la funzione chat o se si mostra la videocamera). L’entità dei dati personali trattati dipenderà dai dati forniti prima o durante la partecipazione. Se ha domande specifiche sullo strumento di videoconferenza utilizzato da Cook, si rivolga al Suo contatto Cook o al contatto per la privacy nella Sua area geografica, come indicato alla fine di questa informativa.

La preghiamo di notare che, se l’Evento viene registrato, Le verrà comunicato all’inizio dell’Evento che è in corso una registrazione e, se necessario, chiederemo il Suo consenso. Cook adotta misure ragionevoli per garantire che i dati personali dei partecipanti non siano inclusi nella registrazione degli Eventi.

In generale, non Le chiediamo di fornirci alcuna categoria speciale di dati personali (noti anche come dati personali sensibili). Tuttavia, ci possono essere circostanze in cui è necessario fornire queste informazioni in relazione al viaggio e alla partecipazione all’Evento (ad esempio, in relazione alla facilitazione dell’accesso in sedia a rotelle per gli Eventi in presenza); noi (o il nostro agente di viaggio, AMEX GBT) raccogliamo tali informazioni solo per questo scopo.

Inoltre, nei casi in cui ci sarà richiesto di fornire una notifica o ottenere l’approvazione da parte del Suo datore di lavoro/responsabile, potremmo aver bisogno di conoscere il nome e l’indirizzo e-mail del Suo responsabile e ottenerne la firma come conferma della Sua partecipazione. In determinati Paesi abbiamo obblighi legali di comunicazione dei pagamenti delle attività degli operatori sanitari, che includono anche i dettagli dei medici.

Informativa di liberatoria per i media

Durante gli eventi organizzati da Cook potrebbe essere acquisito e/o registrato, da parte di vari media, materiale audio, video o fotografico della Sua persona (la/le “Registrazione/i”). Cook può utilizzare la/le Registrazione/i per promuovere Cook Medical, l’evento ed eventi simili o correlati tramite canali interni ed esterni, quali social media, stampa, web, newsletter interne di Cook, promemoria, blog, nonché per scopi di istruzione e formazione di Cook. Cook adotterà tutte le misure ragionevoli per metterLa al corrente di eventuali Registrazioni in corso e per utilizzare tali Registrazioni in linea con le preferenze da Lei espresse.

Qualora desiderasse ritirare la Sua autorizzazione all’uso della/e Registrazione/i da parte di Cook in qualsiasi momento, informi Cook all’indirizzo media.release@cookmedical.com (includendo nell’oggetto il nome, la data e il luogo dell’evento) o contatti il Data Privacy Team ai recapiti locali elencati di seguito. Ciò non avrà effetto sulla liceità di eventuali operazioni di trattamento dei Suoi dati effettuate da parte di Cook prima del ritiro del consenso.

Finalità del trattamento dei dati

I dati personali che raccogliamo sono limitati a quanto necessario per queste azioni:

• L’organizzazione e la gestione dell’Evento da parte dei nostri team di formazione medica e/o eventi (“Team Cook”) e l’agevolazione della Sua registrazione, presenza e partecipazione all’Evento
• La capacità del nostro team di viaggio e dell’agente di viaggio (AMEX GBT) di effettuare le necessarie prenotazioni di viaggio, alloggio e registrazione e per i relativi scopi contabili e di conformità, inclusi eventuali obblighi legali/normativi o di divulgazione, come quelli richiesti ai sensi delle leggi Sunshine Act
• La disposizione da parte dei nostri Team Cook per eventuali azioni di follow-up ritenute necessarie dopo l’Evento, come il rimborso delle spese e/o la raccolta/condivisione della registrazione/delle presentazioni dell’Evento tra i partecipanti, nonché la raccolta di feedback dopo l’Evento (ad esempio, tramite un sondaggio di valutazione dopo l’Evento opzionale)

Base giuridica per la raccolta

A seconda delle circostanze, le nostre basi giuridiche per il trattamento dei Suoi dati personali includono quanto segue:

• Laddove abbiamo bisogno di eseguire il contratto che stiamo per stipulare o abbiamo stipulato con Lei
• I nostri legittimi interessi nella gestione e nell’esecuzione effettiva dei nostri Eventi virtuali e in presenza, che facilitano la Sua partecipazione e il Suo viaggio in relazione alle nostre esigenze aziendali, se necessario per adempiere ai nostri obblighi legali o regolamentari, se Lei fornisce categorie speciali di dati personali a noi e in alcune giurisdizioni, inclusa la Cina a seconda dei casi, la nostra base giuridica è il Suo consenso
• Qualora ci fornisca categorie particolari di dati personali e, in alcune giurisdizioni, quali Cina e Corea a seconda dei casi, per dati personali non sensibili, la nostra base giuridica è rappresentata dal Suo consenso.

Informazioni condivise

Cook limita l’accesso ai Suoi dati personali in base alla necessità di conoscenza in relazione al Suo viaggio e alla Sua partecipazione all’Evento, come pure per qualsiasi follow-up. Laddove condividiamo i Suoi dati personali, limitiamo il trasferimento alle informazioni pertinenti per le circostanze. Ad esempio, l’accesso ai Suoi dati viene concesso alle aziende del Gruppo Cook che lo richiedono per le finalità sopra elencate o laddove previsto dalla legge. Potremmo anche divulgare i Suoi dati personali ai nostri fornitori di servizi di terze parti (come la nostra agenzia di viaggi, AMEX GBT), fornitori di vantaggi, fornitori di sistemi informatici (incluso il nostro fornitore di sistemi di gestione degli eventi) e fornitori di servizi di conferenza Web o videoconferenza. Cook può anche divulgare alle compagnie di assicurazione e a consulenti esterni titolari del trattamento a pieno titolo (quali commercialisti, revisori dei conti e consulenti legali). Per quanto possibile, qualunque fornitore di servizi che opera in qualità di responsabile del trattamento e può avere accesso ai Suoi dati tramite Cook è tenuto a fornirci conferma scritta del fatto che utilizzerà i dati unicamente per lo scopo per il quale è stato assunto e che manterrà un livello di sicurezza equivalente a quello fornito da Cook. Potremmo inoltre divulgare i dati alle autorità governative, di pubblica sicurezza e/o giudiziarie (che operano in qualità di titolari del trattamento a pieno titolo) e ad altre società in relazione a ristrutturazione aziendale, vendita o cessione di attività, fusione, dismissione o altri cambiamenti di controllo o della situazione finanziaria di Cook o di una qualsiasi delle sue affiliate (ove applicabile). Cook rispetterà tutti i requisiti legali e gli standard normativi in relazione alla fornitura dei Suoi dati personali a terzi.

Sicurezza dei dati

Cook ha messo in atto misure di sicurezza tecniche, fisiche e amministrative appropriate per aiutare a prevenire la divulgazione o l’accesso non autorizzati o illegali o la perdita, la distruzione, l’alterazione o il danno accidentali o illegali dei dati personali che raccoglie. Tali misure sono volte a garantire un adeguato livello di sicurezza in relazione ai rischi inerenti al trattamento e alla natura dei dati da proteggere e vengono applicate conformemente alle leggi e ai regolamenti in vigore. Cook valuta tali misure su base continuativa per aiutare a ridurre al minimo i rischi contro nuove minacce di sicurezza che diventano note.

Trasferimenti internazionali

In qualità di organizzazione globale, Cook archivia i dati in sistemi centralizzati e protetti e utilizza fornitori di servizi a livello globale. Di conseguenza, i dati personali possono essere archiviati, accessibili, autorizzati o limitati a persone negli Stati Uniti e/o in paesi diversi dal Suo paese di residenza. In conformità alle leggi sulla protezione dei dati applicabili, Cook ha messo in atto misure appropriate per garantire un livello adeguato di protezione per i dati personali e applica tali misure indipendentemente da dove i dati vengano trattati o archiviati. Laddove trasferiamo dati personali al di fuori del SEE/Regno Unito e/o della Cina o Corea e altre giurisdizioni applicabili e non vi sia alcuna decisione di adeguatezza rispetto a qualsiasi paese in cui i Suoi dati vengono trasferiti, Cook adotta misure appropriate per garantire che i Suoi dati siano protetti in conformità ai requisiti delle leggi sulla privacy applicabili e che gli obblighi di trasferimento dei dati di Cook vengano soddisfatti, ad esempio mediante l’esecuzione di un accordo sotto forma di Clausole contrattuali standard approvate dall’organizzazione governativa applicabile.

Inoltre, alcune aziende del Gruppo Cook sono certificate e conformi a uno o a tutti i seguenti programmi di data privacy stabiliti dallo US Department of Commerce, vale a dire EU-US Data Privacy Framework, UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework e Swiss-US Data Privacy Framework. Per maggiori informazioni su questi programmi di data privacy o per visualizzare le nostre certificazioni, visiti il sito https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Conservazione

Conserviamo i dati personali nel rispetto dei nostri obblighi legali e unicamente per il tempo necessario agli scopi per i quali vengono raccolti. Dopo di che, i dati vengono distrutti in modo sicuro. Nel valutare il periodo di conservazione dei dati, prendiamo in considerazione la quantità, la natura e la sensibilità delle informazioni, il potenziale rischio di danni derivanti dall’uso non autorizzato o dalla divulgazione dei dati personali, le finalità per le quali trattiamo i dati personali e se possiamo raggiungere tali scopi con altri mezzi e i requisiti legali applicabili.

Diritti delle persone

In conformità alle leggi applicabili, potrebbe avere diritti in relazione ai Suoi dati personali. Questi includono, ove applicabile, il diritto di accedere, correggere, cancellare, opporsi al trattamento e limitare il trattamento dei Suoi dati e il diritto di chiedere il trasferimento dei Suoi dati a un’altra parte. Determinate eccezioni possono essere applicate a questi diritti e Cook li sostiene in conformità ai requisiti regionali/locali. Non dovrà pagare alcuna commissione per esercitare tali diritti, salvo nel caso in cui la Sua richiesta sia chiaramente infondata o eccessiva.

Recapiti

Per ulteriori informazioni sulle prassi in materia di privacy e sicurezza di Cook o per esercitare i Suoi diritti, La preghiamo di contattarci all’indirizzo Privacy@CookGroup.com. In alternativa, può inviarci un’e-mail o scriverci a: