Aviso de protección de datos para eventos

En vigor a partir de abril de 2025

Gracias por tener en cuenta nuestra invitación para asistir a un evento de Cook Medical (el “Evento”). Le proporcionamos este aviso de protección de datos para informarle sobre cómo recopilaremos, trataremos y protegeremos sus datos personales como parte de su asistencia a este Evento y cómo puede ponerse en contacto con nosotros para cambiar sus preferencias o ejercer sus derechos en relación con sus datos. Este aviso se proporciona además de otros avisos de protección de datos como el “Aviso de protección de datos para clientes” de Cook. Los empleados de Cook deben consultar el aviso de protección de datos para empleados de Cook de su región para obtener información adicional.

Tenga en cuenta que, si se registra en un Evento en nombre de otra persona, debe informar a esa persona sobre el contenido de este aviso.

Recopilación de datos

En función del Evento y de nuestras obligaciones legales y de negocio, los datos personales recopilados pueden incluir el nombre, la dirección del domicilio o del hospital, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, el puesto de trabajo, los datos de cuentas bancarias (en caso de reembolso de gastos), sus comentarios sobre el Evento y cualquier detalle de viaje relevante (p. ej., preferencias en cuanto a hora de viaje, línea aérea o alimentos para que podamos preparar el viaje para usted). Si alguno de los datos personales anteriores no es necesario, Cook no lo solicitará; por ejemplo, no se recopilarán datos de viaje para eventos virtuales.

Cuando el Evento sea de naturaleza virtual, Cook puede usar una solución de videoconferencias para empresas aprobada por Cook con fines de organización, y se podrán tratar los datos personales siguientes al iniciar sesión: nombre del participante (obligatorio), datos de registro (p. ej., dirección de correo electrónico, dirección IP), información de uso (p. ej., datos de conectividad, región geográfica, tipo de navegador, identificación de usuario única, número de teléfono si llama, hora de inicio/fin de la reunión), metadatos de la reunión (como la dirección IP del participante), o grabaciones de la reunión, incluido el material de presentación cargado (p. ej., datos de texto, audio o vídeo, si utiliza la función de chat o si muestra su cámara). El alcance de los datos personales tratados dependerá de los datos que proporcione antes de la participación o durante ella. Si tiene consultas específicas sobre la solución de videoconferencia que utiliza Cook, contacte con su contacto de Cook o con el contacto de privacidad de su región como se describe al final de este aviso.

Tenga en cuenta que, si se graba el Evento, se le notificará que se está realizando una grabación al comienzo del Evento y, si es necesario, obtendremos su consentimiento. Cook toma medidas razonables para garantizar que no se incluyan datos personales de los participantes en la grabación del Evento.

En general, no le pediremos que proporcione ninguna categoría especial de datos personales (también conocidos como datos personales confidenciales). Sin embargo, puede haber circunstancias en las que necesite proporcionar esta información en relación con su viaje y participación en el Evento (p. ej., para facilitar el acceso en silla de ruedas para Eventos en persona); nosotros (o nuestro agente de viajes, AMEX GBT) recopilamos dicha información solo con este fin.

Además, cuando debamos proporcionar una notificación u obtener la aprobación en nombre de su empleador/gerencia, es posible que debamos recopilar el nombre y la dirección de correo electrónico de su gerente y las firmas relevantes para confirmar su participación. En algunos países, tenemos la obligación legal de informar de pagos por actividades de profesionales sanitarios que incluyen detalles de los médicos.

Aviso sobre la publicación de contenido multimedia

Durante los Eventos de Cook, es posible que recopilemos o grabemos tu imagen física en diferentes formatos multimedia, como en vídeos, fotos o grabaciones de voz (las «Grabaciones»). Cook puede usar estas Grabaciones para promocionar la marca Cook Medical, el evento en sí u otros eventos similares o relacionados a través de distintos canales internos y externos, como redes sociales, documentación impresa, páginas web, boletines internos de Cook, memorandos o blogs, y con fines educativos y formativos de Cook. Cook adoptará todas las medidas razonables para que sea consciente de cuándo se está recopilando una Grabación y para usarla conforme a las preferencias que nos exprese.

En caso de que desee revocar su autorización de uso de las Grabaciones en cualquier momento por parte de Cook, debe notificarlo a Cook a través de la dirección media.release@cookmedical.com (incluya el nombre, la fecha y la ubicación del Evento en el asunto) o ponerse en contacto con el equipo de Data Privacy a través de la información de contacto regional que se detalla más abajo. Esta decisión no afectará a la legitimidad del tratamiento de sus datos que Cook llevó a cabo antes de que retirase su consentimiento.

Finalidades del tratamiento de datos

Los datos personales que recopilamos se limitan a los necesarios para estas acciones:

• La organización y gestión del Evento por parte de nuestros equipos de educación médica o de eventos (“Equipos de Cook”), y la facilitación de su registro, asistencia y participación en el Evento.
• La capacidad de nuestro equipo de viajes y agencia de viajes (AMEX GBT) para realizar las reservas necesarias de viaje, alojamiento y registro, y con fines relacionados con la contabilidad y el cumplimiento, incluidas las obligaciones legales/reglamentarias de información o divulgación, como las requeridas por las leyes Sunshine Act.
• La organización, por parte de nuestros Equipos de Cook, de cualquier acción de seguimiento que se considere necesaria después del Evento, como el reembolso de gastos o la recopilación/distribución de grabaciones/presentaciones del Evento entre los participantes, así como la recopilación de comentarios posteriores al Evento (p. ej., a través de una encuesta opcional de evaluación posterior al Evento).

Base legal para la recopilación

Según las circunstancias, nuestras bases legales para tratar sus datos personales incluyen lo siguiente:

• cuando sea necesario para cumplir el contrato que vamos a establecer o hemos establecido con usted; o
• nuestros intereses legítimos en la gestión y ejecución efectiva de nuestros Eventos virtuales y presenciales, la facilitación de su asistencia y viajes en relación con nuestras necesidades de negocio, según sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales o reglamentarias, si nos proporciona alguna categoría especial de datos personales y, en algunas jurisdicciones, incluida China, según sea el caso, nuestra base legal es su consentimiento; y
• si nos proporciona alguna categoría especial de datos personales y, en algunas jurisdicciones, datos personales no confidenciales (incluidas China y Corea, según proceda), nuestra base legal es su consentimiento.

Información compartida

Cook limita el acceso a sus datos personales a la necesidad real de saber en relación con su viaje y asistencia al Evento, así como para cualquier seguimiento. Cuando compartimos sus datos personales, limitamos la transferencia a la información relevante según las circunstancias. Por ejemplo, se concede acceso a sus datos a empresas del Grupo Cook que necesiten acceder para los fines enumerados anteriormente o cuando la ley lo exija. También podemos revelar sus datos personales a terceros proveedores nuestros (como nuestra agencia de viajes, AMEX GBT), proveedores de prestaciones, proveedores de sistemas de tecnologías de la información (incluido nuestro proveedor de sistemas de gestión de eventos) y los proveedores de servicios de conferencias web o videoconferencias. Cook también puede revelarlos a compañías de seguros y asesores externos que son responsables del tratamiento de datos por derecho propio (como contables, auditores y asesores legales).

En la medida de lo posible, se exige a todos los proveedores de servicios que actúen como encargados del tratamiento de datos y que puedan tener acceso a sus datos a través de Cook que proporcionen garantías por escrito de que utilizarán los datos solo con el fin para el que están contratados, y que mantendrán un nivel de protección equivalente a la proporcionada por Cook. También podemos revelar información a las autoridades gubernamentales, autoridades policiales o judiciales (que actúan como responsables del tratamiento de datos por derecho propio) y a otras empresas en relación con la reestructuración corporativa, la venta o la cesión de activos, la fusión, la desinversión u otros cambios de control o estado financiero de Cook o cualquiera de sus filiales (cuando corresponda). Cook cumplirá con todos los requisitos legales y reglamentos con respecto al suministro de sus datos personales a terceros.

Seguridad de los datos

Cook ha puesto en aplicación medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas apropiadas para ayudar a prevenir la divulgación o el acceso no autorizados o ilegales a los datos personales que recopila, o la pérdida, la destrucción, la alteración o los daños accidentales o ilegales de dichos datos. Estas medidas están destinadas a garantizar un nivel adecuado de seguridad en relación con los riesgos inherentes al tratamiento y la naturaleza de los datos a proteger y se aplican de forma coherente con las leyes y normas aplicables. Cook evalúa estas medidas continuamente para contribuir a minimizar los riesgos procedentes de nuevas amenazas contra la seguridad a medida que se conocen.

Transferencias internacionales

Como organización global, Cook almacena datos en sistemas seguros y centralizados y utiliza proveedores de servicios repartidos por todo el mundo. En consecuencia, los datos personales se pueden almacenar en, o ser accesibles a o estar autorizados o limitados a personas situadas en EE. UU. o países distintos a su país de residencia. De acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables, Cook ha implementado las medidas adecuadas para garantizar un nivel suficiente de protección de los datos personales y aplica esas medidas independientemente de dónde se traten o almacenen los datos. En los casos en que transferimos datos personales fuera del EEE/el Reino Unido y China o Corea, así como otras jurisdicciones aplicables, sin que haya una decisión de adecuación con respecto a cualquier país al que se transfieran sus datos, Cook adopta las medidas adecuadas para garantizar que sus datos estén protegidos de acuerdo con los requisitos de las leyes de privacidad aplicables y que se cumplan las obligaciones de transferencia de datos de Cook; por ejemplo, mediante la firma de un acuerdo en forma de Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la organización gubernamental correspondiente.

Además, algunas empresas del Grupo Cook cumplen con uno o todos los marcos de privacidad de datos que aparecen a continuación, y disponen de las certificaciones correspondientes, según lo establecido por el Departamento de Comercio de los EE. UU.; a saber, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., la Extensión del Reino Unido al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y el Marco de Privacidad de Datos Suiza-EE. UU. Para obtener más información sobre estos marcos de privacidad de datos o para consultar nuestras certificaciones, visite https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

Retención

Retenemos los datos personales de acuerdo con nuestras obligaciones legales y durante no más tiempo del necesario para los fines para los que se hayan recopilado. A continuación, los datos se destruyen de forma segura. Al evaluar el período de retención de los datos, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la confidencialidad de la información, el riesgo potencial de daño por el uso o la divulgación no autorizados de los datos personales, los fines para los que tratamos los datos personales y si podemos lograr dichos fines a través de otros medios, así como los requisitos legales aplicables.

Derechos individuales

De acuerdo con las leyes aplicables, puede tener derechos en relación con sus datos personales. Estos incluyen, en su caso, el derecho a acceder, rectificar, suprimir, oponerse al tratamiento y restringir el tratamiento de sus datos y el derecho a solicitar la transferencia de sus datos a otra parte. Ciertas excepciones pueden aplicarse a estos derechos, y Cook las defiende de acuerdo con los requisitos regionales/locales. No tendrá que pagar ninguna tarifa para ejercer estos derechos, excepto cuando su solicitud sea claramente infundada o excesiva.

Información de contacto

Para obtener información adicional sobre las prácticas de privacidad y seguridad de Cook o para ejercer sus derechos, póngase en contacto con nosotros en Privacy@CookGroup.com. Como alternativa, puede enviarnos un correo electrónico o escribirnos a: