Avis de protection des données

À l’attention des clients

Entrée en vigueur : avril 2025

Cet avis de protection des données est fourni par Cook Medical Holdings LLC ainsi que ses filiales et sociétés affiliées, y compris ses filiales et sociétés affiliées dans le monde entier (collectivement « Cook »). Il est destiné à informer les clients avec lesquels nous interagissons de la façon dont nous recueillons, traitons, protégeons, partageons et stockons leurs Données personnelles, et à leur faire connaître leurs droits en ce qui concerne ces Données personnelles. L’expression « Données personnelles » désigne toute donnée pouvant conduire directement ou indirectement à l’identification d’une personne spécifique.

Collecte de données
En tant que leader mondial dans le secteur des dispositifs médicaux, Cook collecte certains types de Données personnelles dans le cadre de ses activités de vente et de marketing avec les clients, via le(s) site(s) Web de Cook et dans d’autres interactions.  En règle générale, ces Données personnelles sont collectées directement auprès des clients mais, dans certaines circonstances, nous pouvons également collecter ces informations directement auprès d’un patient ou d’un autre tiers (par exemple, dans le cadre du signalement d’un événement indésirable) ou auprès de sources et de bases de données de l’industrie accessibles au public (par exemple : sites Web des hôpitaux, revues, publications de l’industrie et publications sur les réseaux sociaux accessibles au public) qui contiennent les coordonnées des clients (par exemple, dans le cadre de nos efforts pour nous assurer que les informations que nous détenons sont exactes et à jour et/ou pour identifier des experts en la matière dans le cadre de certains événements que nous pouvons organiser et/ou dans le cadre de nos activités légitimes de gestion de marque).  Selon l’interaction, et conformément aux lois applicables et aux obligations commerciales, les informations que nous recueillons (qui ne constituent pas toujours des Données personnelles) peuvent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Coordonnées professionnelles (le cas échéant) : nom de l’organisme de santé et des clients qui interagissent avec nous ; intitulés de poste/spécialité médicale ; années d’expérience ; adresse professionnelle ; adresse de facturation si différente ; numéros de téléphone ; numéro de fax ; adresses e-mail professionnelles ; numéro d’identification interne du client ; numéro fiscal (si justifié) ; le nom des personnes à contacter au sein de l’organisation ; coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence/en dehors des heures d’ouverture (par exemple, pour tout besoin urgent d’un patient) ; et les préférences de contact.
• Données relatives à l’exécution du contrat commercial et/ou de la relation commerciale (le cas échéant) : informations sur l’organisme de santé et son activité ; début de la relation commerciale ; dispositifs/produits d’intérêt ; historique des achats ; fréquence et montant total des achats ; historique des contacts (appels de vente, demandes de renseignements, etc.) ; inscriptions et annulations sur le site Web et d’autres programmes ;  employés de Cook qui interagissent avec le client ; correspondance et interactions liées au service et à l’entretien ; informations recueillies lors de la participation à des enquêtes de satisfaction, demandes de commentaires auprès des clients et/ou évaluations de produits ; toute préférence marketing demandée par l’organisme/le client ; commentaires de l’organisme/du client concernant ses préférences pour mieux répondre à ses besoins (par exemple : aimerait que les appareils soient expédiés le premier du mois, souhaiterait être informé des nouveaux produits, etc.).
• Données utilisées pour les événements Cook : Si vous participez à l’un de nos événements en tant qu’intervenant, il se peut que nous recueillions votre curriculum vitae et autres informations de référence vous concernant afin de déterminer vos compétences en tant que conférencier, ainsi que votre photo. Nous pouvons également collecter des informations fournies par des participants à l’événement qui ont évalué vos performances en tant qu’intervenant.   Nous pouvons également effectuer et conserver un enregistrement de votre voix et de votre apparence dans certains cas et avec votre consentement. Si vous participez à l’un de nos événements, nous pourrons être amenés à recueillir des données auprès de vous à des fins d’inscription ainsi que pour organiser l’événement et votre participation à celui-ci, y compris si nécessaire pour gérer tout suivi, tel que le remboursement des dépenses et la collecte de commentaires post-événement. Nous pouvons également collecter certaines données personnelles concernant des personnes assistant à des événements en direct à des fins de recherche de personnes contacts afin de nous conformer à la législation locale.
• Données relatives aux commandes et aux paiements du client (le cas échéant) : livraisons de commandes spécifiques (y compris l’adresse et, selon la nature du dispositif, des informations limitées sur le patient telles que déterminées par les instructions de traitement/le professionnel de santé traitant, telles que les données d’imagerie et de dimensionnement nécessaires à la planification, à la fabrication et à la livraison du dispositif) ; conditions de livraison ; conditions générales de facturation et de paiement; remises, état du compte, retours, examens de solvabilité et approbations de crédit (pour accorder un crédit sur les achats) ; coordonnées bancaires pour les virements entrants ou sortants ; et numéros de carte de crédit expurgés.
• Données collectées à des fins liées à la sécurité des patients (le cas échéant) : information et formation concernant l’utilisation correcte (dimensionnement, mise en place, etc.) des dispositifs médicaux et de leurs composants ; collecte, suivi et signalement de toute expérience indésirable ; retours rapportant des expériences favorables des patients ; recommandations ou idées sur les façons dont Cook pourrait améliorer davantage ses dispositifs ou informations relatives à leur utilisation ; et informations sur le nouvel étiquetage ou d’autres mises à jour de sécurité concernant les produits Cook.
• Données collectées à des fins juridiques et de conformité (le cas échéant) : informations sur l’importation et l’exportation ; contrôles de recouvrement ou de solvabilité et autres vérifications d’antécédents nécessaires ; obligations fiscales et réglementaires ; renseignements requis pour toute inspection, enquête ou vérification réglementaire ; déclaration de tout paiement versé à des professionnels de la santé en vertu des lois de certains pays (y compris les lois Sunshine Act, voir ci-dessous) et autres informations de nature juridique.  Pour certains clients (tels que ceux basés en dehors des États-Unis) et conformément aux lois applicables, Cook peut également collecter des informations pour se conformer aux lois douanières et commerciales, ainsi qu’aux exigences en matière de lutte contre le terrorisme.
• Données relatives aux obligations réglementaires en matière de divulgation (le cas échéant) : informations relatives aux contrats (accords) avec des professionnels de santé (autres que ceux portant sur l’achat de produits ou de services), y compris, par exemple, les informations relatives aux parrainages, à la formation ou au travail de consultant pour Cook ; ainsi que les renseignements relatifs à la fourniture, par Cook ou en son nom, de tout autre article ayant une valeur monétaire, comme les déjeuners ou tout article tangible.   En vertu des lois en vigueur dans certains pays, ces informations doivent être fournies aux autorités nationales. Certaines d’entre elles sont accessibles au public, y compris le nom du destinataire et les détails connexes.

Si le client est une organisation et que les informations ci-dessus constituent des Données personnelles sur ses employés, travailleurs ou sous-traitants, il doit être informé de cet avis.

Cook limite les Données personnelles qu’elle collecte à ce qui est pertinent et proportionné par rapport à l’objectif visé. Nous prenons également des mesures raisonnables afin de veiller à ce que les Données personnelles collectées auprès des clients soient exactes, exhaustives et, si nécessaire, à jour conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Dans le cadre de cet engagement, nous encourageons les personnes à tenir à jour les Données personnelles les concernant figurant dans nos dossiers ou à nous demander de corriger leur informations si celles-ci changent ou sont susceptibles d’être inexactes, afin que nous puissions continuer à vous proposer un service optimal.

Pour plus d’informations concernant les résidents de l’État de Californie à propos de notre collecte de Données personnelles de clients, veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité relative aux clients pour l’État de Californie.

Traitement des données
Cook utilise les Données personnelles collectées auprès de clients uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et à toutes fins compatibles autorisées par la loi.   Nous utilisons vos Données personnelles aux fins suivantes :

• Pour fournir les informations et les produits demandés et exécuter vos commandes ;
• Pour assurer un suivi des préoccupations en matière de sécurité et de qualité des produits, y compris les rappels de produits, et y apporter une réponse ;
• À des fins de sécurité, de crédit ou de prévention des fraudes ;
• Pour vous contacter afin de vous communiquer toute offre spéciale et autre information qui, selon nous, pourrait vous intéresser (conformément aux préférences de confidentialité que vous nous avez indiquées) ;
• Pour vous inviter à participer à des enquêtes et nous fournir des retours (conformément aux préférences de confidentialité que vous nous avez indiquées) ;
• Pour vous inviter à participer à des événements à vocation pédagogique, y compris des tables rondes ;
• Pour administrer des subventions et/ou des parrainages que nous pourrions proposer ;
• Pour mieux comprendre vos besoins et vos centres d’intérêt ;
• Pour améliorer nos produits et nos services ;
• Pour protéger les patients et améliorer la sécurité ;
• Pour la prestation de services à la clientèle ;
• Pour gérer nos relations avec les clients ;
• Pour améliorer nos efforts de marketing et de promotion ;
• Pour nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires ;
• À des fins d’administration et de gestion des affaires au niveau interne (par exemple, dans le cadre du paiement de factures, de la facturation, du rapprochement ou d’autres fonctions financières ou comptables et de la tenue de registres) ; et
• À toute autre fin identifiée dans un avis de confidentialité applicable, un accord électronique (par clic) ou tout autre accord entre vous et nous.

Le cas échéant, en vertu des lois applicables en matière de protection des données, nous sommes amenés à traiter les Données personnelles ci-dessus pour les raisons suivantes (liste non exhaustive) :

• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous ; ou
• Lorsque nous devons nous acquitter d’une obligation légale ou réglementaire ; ou
• Dans le cas où nos intérêts légitimes l’exigent (c’est-à-dire que nous avons une raison professionnelle ou commerciale d’utiliser vos informations), et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts.     Nos intérêts légitimes incluent : l’observation efficace de nos obligations légales et contractuelles, ainsi que des lois ou règlements qui s’appliquent à nous ; les communications avec vous ; l’aide et le soutien à nos clients ; la gestion de nos relations avec vous ; fournir un excellent service à la clientèle ; l’amélioration de la sécurité et la protection des patients ; l’amélioration de nos efforts de marketing ; la prévention de la fraude ou de l’utilisation abusive de nos produits ou services ; la sécurité de nos systèmes, de notre architecture et de nos réseaux informatiques ; la vente de toute partie de notre entreprise ou de ses actifs ou permettre l’acquisition de tout ou partie de notre entreprise ou de ses actifs par un tiers ; et la réalisation de nos objectifs en matière de responsabilité sociale et d’entreprise. Ou
• Lorsqu’un consentement exprès a été donné.    Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Lorsque nous devons collecter des Données personnelles en vertu de la loi ou d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et que vous ne fournissez pas ces informations sur demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous essayons de conclure avec vous. Dans certaines situations, Cook peut être amenée à anonymiser vos Données personnelles afin qu’elles ne puissent plus vous être associées, auquel cas nous pouvons utiliser et divulguer ces informations sans préavis.

Dans le cas où nous aurions besoin d’utiliser vos Données personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées et que le traitement ultérieur est incompatible avec cet objectif initial, nous vous en informerons et, si la loi l’exige, nous vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire. Cook peut traiter vos Données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

Pour plus d’informations concernant les résidents de Californie à propos de notre collecte de Données personnelles de clients, veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité pour les clients pour l’État de Californie.

Informations communiquées
Cook limite l’accès aux Données Personnelles collectées auprès des clients sur la base du besoin d’en connaître dans le cadre de l’exercice de ses activités professionnelles. Au sein de notre organisation, le personnel n’y a accès qu’en fonction de ses responsabilités professionnelles, sous réserve des obligations de confidentialité appropriées. Nous communiquons, de façon limitée, des Données personnelles à :

• D’autres sociétés du groupe Cook, telles qu’indiquées ici ;
• Des prestataires et conseillers tiers qui nous fournissent des services, par exemple, des services de marketing et de promotion, des services d’exécution de commandes, des services de système de gestion de la relation client (CRM) sur lesquels les Données personnelles des clients sont traitées, et/ou des conseils juridiques, des conseils fiscaux et des services de conseil ;
• Des tiers dans le cadre de transactions commerciales, par exemple en cas de transfert de propriété de notre entreprise ;
• Des tiers dans la mesure permise ou requise par la loi, y compris dans le cadre de questions réglementaires ou juridiques ou lorsque cela est nécessaire pour la sûreté et la sécurité (par exemple, autorités réglementaires, gouvernementales, judiciaires et policières).

Nous ne vendons pas les Données personnelles des autres clients. Lorsque nous divulgons de telles informations, nous limitons le transfert aux informations pertinentes dans les circonstances particulières à cette divulgation et nous nous conformons à toutes les exigences légales relatives au transfert. Dans la mesure du possible, nous exigeons du destinataire qu’il observe un niveau de protection équivalent pour les Données personnelles, conformément au présent avis et à la législation applicable.

Pour plus d’informations concernant les résidents de l’État de Californie à propos de notre collecte de Données personnelles de clients, veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité relative aux clients pour l’État de Californie.

Transferts de données internationaux
En tant qu’organisation internationale, Cook stocke les données dans des systèmes sécurisés et centralisés et fait appel à des prestataires de services basés dans le monde entier.   Par conséquent, les Données personnelles peuvent être stockées aux États-Unis et/ou dans des pays autres que votre pays de résidence, ou accessibles à des personnes restreintes et autorisées basées aux États-Unis et/ou dans ces pays.   Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, Cook a mis en place des mesures appropriées pour assurer un niveau adéquat de protection des Données personnelles et applique ces mesures quel que soit l’endroit où les données sont traitées ou stockées.

Lorsque nous transférons des Données personnelles hors de l’Espace économique européen (EEE) ou du Royaume-Uni, nous garantissons un niveau de protection adéquat en mettant en œuvre l’une des garanties suivantes :

• Transfert des Données personnelles uniquement vers un pays ou territoire considéré comme offrant un niveau adéquat de protection des données par la Commission européenne et/ou l’autorité de contrôle britannique ; ou
• En utilisant des contrats de transfert de données spécifiques approuvés par la Commission européenne et/ou l’autorité de contrôle britannique qui confèrent aux Données personnelles la protection équivalente dont elles bénéficient en Europe, à savoir des clauses contractuelles types ; ou
• Lorsque nous transférons des Données personnelles hors d’autres régions, Cook respecte les exigences réglementaires applicables en matière de transfert transfrontalier.

En outre, même si le cadre du Bouclier de protection des données a récemment été invalidé par l’UE dans le cadre de la décision Schrems II, Cook continue de maintenir sa certification Privacy Shield conformément aux conseils du Ministère du Commerce des États-Unis et afin de démontrer son engagement continu en faveur de la confidentialité.

Sécurité des données
Cook a mis en place des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives appropriées pour aider à prévenir toute divulgation ou tout accès non autorisé(e) ou illégal(le), ou tout(e) perte, destruction, altération ou endommagement accidentel(le) ou illégal(le) des Données personnelles qu’elle collecte.  Ces mesures visent à assurer un niveau de sécurité approprié au regard des risques inhérents au traitement et à la nature des données à protéger. Elles sont appliquées de façon à respecter les lois et règlementations applicables.  Cook évalue constamment ces mesures afin d’aider à minimiser les risques liés aux nouvelles menaces de sécurité dès qu’elles sont connues.

Droits de la personne
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit de demander la modification (rectification), l’accès, le transfert (portabilité des données) ou l’effacement (suppression) de vos Données personnelles, ou de restreindre le traitement ou le partage de vos Données personnelles ou de vous y opposer.

Les personnes concernées peuvent contacter le bureau Cook de leur région, comme indiqué ci-dessous, pour toute question concernant leurs Données personnelles ou pour exercer tout droit applicable ou pour s’opposer à son utilisation de leurs Données personnelles. Pour protéger la vie privée, nous demandons aux individus de s’authentifier et de signer un formulaire pour obtenir une copie de leurs Données personnelles. Les personnes concernées n’auront pas de frais à payer pour accéder à leurs Données personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits). Cependant, nous pouvons facturer des frais raisonnables si une demande d’accès est clairement infondée ou excessive.   Nous pouvons également refuser de répondre à la demande en pareilles circonstances.

Les personnes peuvent également avoir le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de leur autorité de contrôle compétente pour les questions de protection des données. Cook aimerait toutefois avoir la possibilité de répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l’autorité compétente. Merci donc de nous contacter en premier lieu.

Pour plus de détails sur l’exercice de vos droits, veuillez consultez notre politique de confidentialité. Pour plus d’informations concernant les résidents de l’État de Californie à propos de notre collecte de Données personnelles de clients, veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité relative aux clients pour l’État de Californie.

Marketing
En ce qui concerne les communications marketing, nous vous fournirons un mécanisme d’acceptation ou de refus en fonction de l’endroit où vous vous trouvez lorsque nous collectons vos Données personnelles. Un mécanisme d’adhésion vous donnera l’occasion d’indiquer positivement si vous souhaitez que nous vous envoyions de telles communications supplémentaires, ou que vous ne vous vous y opposez pas, et nous ne vous en enverrons pas à moins que vous n’ayez « opté ». Un mécanisme de « désinscription » (par exemple, de « désabonnement ») vous donnera la possibilité d’indiquer que vous ne voulez pas que nous vous envoyions de telles communications. Et si vous vous désabonnez, nous ne vous en enverrons aucune. Quoi qu’il en soit, l’adhésion ou la désactivation dépendra de vous.

Lorsque vous avez consenti à recevoir des communications marketing, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. De même, vous pouvez modifier les préférences que vous avez précédemment exprimées concernant la façon dont nous utilisons vos Données personnelles. Pour retirer votre consentement ou être retiré de nos listes de diffusion ou de marketing, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Rétention
Cook conserve les Données personnelles conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données afin de répondre à ses besoins commerciaux raisonnables. Cook supprime les Données personnelles lorsqu’elles ne sont plus pertinentes et, dans tous les cas, à l’expiration de la durée de conservation maximale prévue par la loi applicable, sauf si les Données personnelles sont requises pour une période plus longue, par exemple dans le cas d’une réclamation, d’une poursuite ou d’une autre enquête réglementaire.

Lors de l’évaluation de la période de conservation des données, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des informations, du risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la communication non autorisée des Données personnelles, des fins pour lesquelles nous traitons ces dernières et de la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.

Modifications apportées à cet avis
Nous nous réservons le droit de mettre à jour cet avis de confidentialité à tout moment. Nous vous fournirons un nouvel avis de confidentialité après avoir procédé à des mises à jour substantielles. Nous pouvons également vous informer de temps à autre par d’autres moyens du traitement de vos Données personnelles.

Nous contacter
Pour plus d’informations sur les pratiques de confidentialité et de sécurité de Cook ou pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse suivante : Privacy@CookGroup.com. Vous pouvez également nous envoyer un courriel ou nous écrire à l’adresse suivante :